Retsgrundlaget for tildelingen af æresdoktorgraden er optaget i de almindelige regler om tildelingen af doktorgrader. For denne periode er der tale om:

• Anordning af 17. oktober 1927 om Erhvervelse af Doktorgraden
  - med enkelte ændringer ved anordning af 14. juni 1940
   
• Undervisningsministeriets bekendtgørelse af 10. november 1972
   
• Undervisningsministeriets bekendtgørelse af 31. januar 1977
   
• Undervisningsministeriets bekendtgørelse af 2. juni 1987
   
• Undervisningsministeriets bekendtgørelse af 14. august 1996

I sidstnævnte bekendtgørelse findes en enkelt paragraf (§ 24), der omhandler æresdoktorgraden: "Æresdoktorgraden kan tildeles forskere, der skønnes i den grad at have gjort sig videnskabeligt fortjent, at det findes naturligt at hædre dem med den højeste videnskabelige grad."

KU Kommunikation (KU-KOM) i fællesadministrationen er ansvarlig for at koordinere årsfesten og herunder for proceduren for indstilling, udnævnelse og promovering af æresdoktorerne i forbindelse med årsfesten.
 
Udnævnelsen af æresdoktorer går efter tur, således at tre af de i alt seks fakulteter hver udnævner indtil to æresdoktorer hvert andet år. På lige årstal kan Det Juridiske, Det Samfundsvidenskabelige og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet indstille, og på ulige årstal kan Det Humanistiske, Det Natur- og Biovidenskabelige samt Det Teologiske Fakultet indstille efter beslutning i Akademisk Råd. Forslag til kvindelige æresdoktorer er meget velkomne. Der lægges desuden vægt på, at det er forskere, der er på højden af deres karrierer, der indstilles.

Fakulteterne skal indsende udførligt motiverede forslag, cv samt et særligt oplysningsskema, som kan rekvireres på aarsfest@adm.ku.dk. Det samlede materiale sendes til aarsfest@adm.ku.dk senest 15. juni i året for den pågældende årsfest. Promoveringerne ved årsfesten foregår på engelsk, og al materiale skal derfor indsendes på både dansk og engelsk.

Det er en betingelse for at kunne modtage æresdoktorgraden, at den pågældende æresdoktor 1) har givet accept til at modtage graden og 2) kan deltage i den pågældende årsfest.
 
Dekanerne orienteres direkte med kopi til dekansekretærerne, når rektor senest 1. august har godkendt årets æresdoktorer.

Fakulteterne kan offentliggøre æresdoktorens udnævnelse, når æresdoktoren er officielt godkendt af rektor.

Dekanerne foretager selve promoveringen af æresdoktorerne ved årsfesten. Dekanen udpeger desuden en "indstiller" for hver æresdoktor. Der er tale om en person, som har en særlig interesse i udnævnelsen af den pågældende æresdoktor, og som i forbindelse med udnævnelsen er den officielle kontaktperson for æresdoktoren.

Indstilleren er behjælpelig med alle praktiske forhold i forbindelse med årsfesten, og al relevant korrespondance mellem æresdoktor og KU Kommunikation sker gennem indstilleren. Indstiller inviteres med til årsfesten.

Rejse, ophold m.m. for æresdoktorerne arrangeres og betales af de enkelte fakulteter, ligesom fakulteterne selv står for eventuelle arrangementer til ære for æresdoktoren. Til den særlige promoveringsbegivenhed betaler fakultetet også rejse- og opholdsomkostninger for en æresdoktors eventuelle ledsager for at kunne tiltrække æresdoktoren til København.

Invitationer udsendes som regel i løbet af september (invitation til æresdoktorerne sendes til indstiller), og promoveringsvejledninger fremsendes sammen med adgangskort mv. til indstiller og dekan cirka to uger inden årsfesten.

Spørgsmål vedrørende ovenstående kan stiles til aarsfest@adm.ku.dk. Hjemmesiden www.event.ku.dk/aarsfest (herunder engelsk version) opdateres løbende med generelle oplysninger om årsfesten.